{"id":1108,"date":"2021-04-30T09:27:23","date_gmt":"2021-04-30T08:27:23","guid":{"rendered":"https:\/\/iterem.com\/?p=1108"},"modified":"2021-04-30T19:14:16","modified_gmt":"2021-04-30T18:14:16","slug":"cas-dexit-de-transformacio-digital-a-lajuntament-de-terrassa","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/iterem.com\/ca\/cas-dexit-de-transformacio-digital-a-lajuntament-de-terrassa\/","title":{"rendered":"Cas d\u2019\u00e8xit de transformaci\u00f3 digital a l\u2019Ajuntament de Terrassa"},"content":{"rendered":"<h4><strong>Repte i objectius<\/strong><\/h4>\n<p>L\u2019estat d\u2019alarma que el Govern espanyol va decretar la passada primavera per fer front a la pand\u00e8mia de la Covid-19 va posar contra les cordes a tota la societat. Moltes empreses i organitzacions van haver d\u2019accelerar la seva digitalitzaci\u00f3 per tal de facilitar el teletreball en la situaci\u00f3 de confinament obligat.<\/p>\n<p>Va ser el cas de l\u2019Ajuntament de Terrassa<!--more-->, on la situaci\u00f3 de confinament dels treballadors municipals, derivada de l\u2019estat d\u2019alarma decretat per combatre l\u2019epid\u00e8mia del coronavirus, va motivar la necessitat de disposar d\u2019un sistema de tramitaci\u00f3 digital que evit\u00e9s la paralitzaci\u00f3 de l\u2019activitat administrativa municipal i que garant\u00eds l\u2019assoliment dels seg\u00fcents objectius:<\/p>\n<ul>\n<li>Evitar que els treballadors municipals s\u2019haguessin de despla\u00e7ar a les oficines del consistori per portar a terme les tasques administratives, i per tant possibilitar el teletreball en l\u2019\u00e0mbit de l\u2019ens p\u00fablic local.<\/li>\n<li>Facilitar el proc\u00e9s de vistiplaus i signatures dels directius i responsables pol\u00edtics de l\u2019Ajuntament.<\/li>\n<li>Disposar d\u2019un sistema d\u2019emmagatzematge segur i de f\u00e0cil acc\u00e9s a tots els documents administratius que es generin.<\/li>\n<li>Mantenir la integritat dels registres oficials de decrets, resolucions i acords amb els documents signats.<\/li>\n<li>Minimitzar la necessitat de formaci\u00f3 en l\u2019\u00fas de l\u2019eina per part dels treballadors i responsables pol\u00edtics.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Com a prove\u00efdor de l\u2019Ajuntament de Terrassa, on \u00e9rem responsables del servei gestionat de les solucions del framework BPM .NET (tramitadors de processos interns), ens van contactar per si pod\u00edem col\u00b7laborar en aquest repte i aix\u00ed \u00e9s com vam donar resposta des d\u2019<span class=\"mark\">iterem<\/span>.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h4><strong>El gestor d\u2019expedients DIVOC: soluci\u00f3 accessible i adaptable<\/strong><\/h4>\n<p>La soluci\u00f3 aportada per <span class=\"mark\">iterem<\/span> va ser el desenvolupament i la implementaci\u00f3 del Gestor d\u2019Expedients DIVOC. El projecte va ser executat segons les indicacions del Decret 2508 de 2018 em\u00e8s per l\u2019Alcaldia de l\u2019Ajuntament de Terrassa, i seguint les instruccions de la Direcci\u00f3 del Servei de Tecnologia i Sistemes d\u2019Informaci\u00f3, com a mesura d\u2019emerg\u00e8ncia per garantir la continu\u00eftat dels serveis.<\/p>\n<p>El Gestor d\u2019Expedients DIVOC \u00e9s un sistema de tramitaci\u00f3 digital dels expedients, desenvolupat sobre el framework BPM .NET de l\u2019Ajuntament, amb processos desplegats sobre el <strong>iBPMs AgilePoint<\/strong> i amb l\u2019eina SharePoint com a sistema d\u2019emmagatzematge dels documents. Amb una arquitectura orientada a serveis web o SOA, aquesta soluci\u00f3 permet:<\/p>\n<ul>\n<li>Crear, mantenir i gestionar una parametritzaci\u00f3 de tipologies d\u2019expedients, centralitzada i coordinada des del servei d\u2019Organitzaci\u00f3 i Processos per tal de:\n<ul>\n<li>Definir la documentaci\u00f3 associada a la tramitaci\u00f3.<\/li>\n<li>Realitzar adaptacions sobre un flux pre-definit del proc\u00e9s administratiu.<\/li>\n<li>Definir camps d\u2019informaci\u00f3 espec\u00edfica.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<li>Executar el circuit de tramitacions amb registres de decrets, resolucions i\/o acords, segons la parametritzaci\u00f3 seleccionada en la tipologia d\u2019expedient a tramitar, dotant d\u2019autonomia als diferents equips administratius per tal de:\n<ul>\n<li>Coordinar i derivar els processos enviant tasques per completar.<\/li>\n<li>Garantir un control i gesti\u00f3 centralitzada de la informaci\u00f3.<\/li>\n<li>Gestionar i coordinar la documentaci\u00f3 necess\u00e0ria, en format digital per un posterior foliat i arxivat dels expedients.<\/li>\n<\/ul>\n<\/li>\n<\/ul>\n<p>Com a avantatges d\u2019aquest sistema, destaquen:<\/p>\n<ul>\n<li>l\u2019accessibilitat, la facilitat d\u2019\u00fas i la personalitzaci\u00f3;<\/li>\n<li>est\u00e0 habilitat a l\u2019intranet i queda integrat en el framework existent, facilitant la gesti\u00f3 del canvi i incorporaci\u00f3 pels usuaris,<\/li>\n<li>i no es tracta d\u2019una soluci\u00f3 temporal que despr\u00e9s provoqui un deute tecnol\u00f2gic, ja que s\u2019ha integrat dins l\u2019ecosistema d\u2019aplicacions de l\u2019Ajuntament.<\/li>\n<\/ul>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h4><strong>En temps r\u00e8cord<\/strong><\/h4>\n<p><span class=\"mark\">iterem<\/span> va desenvolupar i implementar aquesta soluci\u00f3 en temps r\u00e8cord, gr\u00e0cies a l\u2019estreta col\u00b7laboraci\u00f3 amb qu\u00e8 es va poder funcionar amb l\u2019equip multidisciplinari de l\u2019Ajuntament de Terrassa, que sempre va treballar de forma integrada i totalment col\u00b7laborativa amb el nostre equip per a \u00a0la validaci\u00f3 dels aven\u00e7os. L\u2019aproximaci\u00f3 al desenvolupament va ser en un format de projecte \u00e0gil, desplegant funcionalitats de forma cont\u00ednua.<\/p>\n<p>En la fase 1, quinze dies despr\u00e9s de l\u2019inici del projecte, es va posar en marxa de forma urgent un flux b\u00e0sic de tasques predefinides amb una configuraci\u00f3 inicial precarregada de les tipologies d\u2019expedients m\u00e9s urgents, definides des del departament d\u2019Organitzaci\u00f3 i Processos. La soluci\u00f3 ja es va poder comen\u00e7ar a usar, tot i que de moment sense totes les funcionalitats completes, per\u00f2 es va garantir una gesti\u00f3 b\u00e0sica; per exemple la cerca d\u2019expedients es va suplir amb la consulta dels llistats de les bases de dades.<\/p>\n<p>En la segona fase es van incorporar les tasques obertes per a la gesti\u00f3 dels expedients. En l\u2019\u00faltima fase, es va afegir el cercador d\u2019expedients i la b\u00fastia de tasques a partir d\u2019informaci\u00f3 espec\u00edfica, aix\u00ed com el manteniment per part dels administradors.<\/p>\n<p>En total, en un mes i mig el Gestor d\u2019Expedients DIVOC estava ja en plena operaci\u00f3. Posteriorment es van desplegar funcionalitats avan\u00e7ades per configurar i gestionar expedients transversals i confidencials, facilitant la seva gesti\u00f3 global.<\/p>\n<p>Quatre mesos despr\u00e9s de l\u2019inici del projecte, l\u2019Ajuntament de Terrassa tenia ja gestionats electr\u00f2nicament 2.223 expedients, classificats en 267 tipologies, i amb un total de 844 tipus de documents.<\/p>\n<p>DIVOC, un cas d\u2019\u00e8xit de transformaci\u00f3 digital a una administraci\u00f3 p\u00fablica local, perqu\u00e8 a <span class=\"mark\">iterem<\/span> creem efici\u00e8ncia operacional impulsant processos a trav\u00e9s de la tecnologia.<\/p>\n<p><strong>\u00a0<\/strong><\/p>\n<h4><strong>L\u2019Ajuntament de Terrassa<\/strong><\/h4>\n<p>L\u2019Ajuntament de Terrassa \u00e9s un referent a l\u2019administraci\u00f3 p\u00fablica local. Ha apostat ferma i decididament per l\u2019\u00fas de les tecnologies de la informaci\u00f3 i la comunicaci\u00f3 com a palanca de valor per a la transformaci\u00f3 i optimitzaci\u00f3 de la pr\u00f2pia organitzaci\u00f3 interna i, per extensi\u00f3, per a la millora dels serveis que presta a la ciutadania. Aix\u00f2 ha perm\u00e8s que, a hores d\u2019ara, aquesta organitzaci\u00f3 municipal sigui capdavantera i referent en administraci\u00f3 electr\u00f2nica, tant pel que fa als circuits interns de gesti\u00f3 com pel que fa a la interacci\u00f3 de la ciutadania amb el Consistori. Entre d\u2019altres reconeixements, l\u2019Ajuntament de Terrassa obtingu\u00e9 al gener del 2018 el 1er. premi de l\u2019Administraci\u00f3 Oberta de Catalunya en la categoria d\u2019Ajuntaments de m\u00e9s de 50.000 habitants, i el reconeixement d\u2019estar entre els 10 primers al 2019.<\/p>\n<p>A <span class=\"mark\">iterem<\/span> estem molt orgullosos de col\u00b7laborar amb l\u2019Ajuntament de Terrassa en els projectes relacionats amb la transformaci\u00f3 digital.<\/p>\n<p><strong>\u00a0<\/strong><\/p>\n<h4><strong>Des de l\u2019Ajuntament de Terrassa opinen&#8230;<\/strong><\/h4>\n<p>\u201cLes situacions cr\u00edtiques sobrevingudes posen a prova la capacitat i la professionalitat dels equips i les persones que les han de gestionar. La situaci\u00f3 de confinament derivada de la pand\u00e8mia de la COVID-19 n&#8217;ha estat un clar exemple. Les administracions p\u00fabliques, a m\u00e9s d&#8217;afrontar les noves necessitats de servei que la ciutadania requereix en una situaci\u00f3 aix\u00ed, han hagut de reorganitzar la seva forma de treballar a nivell intern per poder satisfer aquestes necessitats. El treball a dist\u00e0ncia requereix l&#8217;eliminaci\u00f3 del paper i que la gesti\u00f3 administrativa passi a ser cent per cent digital. Es en aquest \u00e0mbit on cal destacar la capacitat i professionalitat de l&#8217;equip d&#8217;<span class=\"mark\">iterem<\/span> per haver fet possible, en un temps r\u00e8cord, i amb un alt\u00edssim nivell de satisfacci\u00f3 dels usuaris, la posada en funcionament d&#8217;un sistema de tramitaci\u00f3 cent per cent digital (DIVOC) que ha cobert tots els \u00e0mbits de la gesti\u00f3 administrativa de l&#8217;Ajuntament. Amb poques setmanes es va aconseguir que tots els serveis de l&#8217;Ajuntament treballessin de manera normalitzada amb el nou sistema i poguessin concentrar els seus esfor\u00e7os en les necessitats de la ciutadania derivades de la pr\u00f2pia pand\u00e8mia. Tant les eines utilitzades com la metodologia aplicada en el disseny i en\u00a0la implantaci\u00f3 d&#8217;aquest sistema han estat un encert del qual l&#8217;equip d&#8217;<span class=\"mark\">iterem<\/span> n&#8217;ha estat el principal art\u00edfex. Des de l&#8217;Ajuntament de Terrassa els animem a seguir treballant amb l&#8217;alt nivell d&#8217;excel\u00b7l\u00e8ncia que ens han demostrat.\u201d<\/p>\n<p><strong>Josep Monterde. <\/strong>Cap del Servei d&#8217;Organitzaci\u00f3 i Processos<br \/>\n<strong>Manel Guerra. <\/strong>Director de Projectes. Direcci\u00f3 de Tecnologia i Sistemes d&#8217;Informaci\u00f3<\/p>\n<p><strong>&#8220;<\/strong>Para m\u00ed es un verdadero placer trabajar con <span class=\"mark\">iterem<\/span> en los proyectos que llevamos conjuntamente. Este proyecto en concreto, DIVOC, COVID al rev\u00e9s, nos supuso todo un reto, del que estamos muy orgullosos del resultado, en apenas un par de semanas conseguimos tener un proceso que cubr\u00eda todos los casos necesarios de gestionar telem\u00e1ticamente los expedientes del ayuntamiento a causa de la pandemia. Los usuarios en general est\u00e1n muy contentos de haber podido continuar con su trabajo desde su casa y haber podido dar la respuesta al ciudadano que se necesitaba a pesar de las circunstancias en que nos encontr\u00e1bamos.&#8221;<\/p>\n<p><strong>Regina P\u00e9rez. <\/strong>Responsable de Gesti\u00f3 d&#8217;expedients i Processos<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h4><strong>AgilePoint<\/strong><\/h4>\n<p>AgilePoint \u00e9s la plataforma iBPMs \u00a0en la qual es basen algunes de les solucions de tramitacions de processos interns a l\u2019Ajuntament de Terrassa. Entre moltes altres funcionalitats destacades, proporciona:<\/p>\n<ul>\n<li>Sinergies amb Microsoft. T\u00e9 integraci\u00f3 nativa amb productes de Microsoft (SharePoint, Office 365, Microsoft Dynamics CRM, OneDrive, Skype&#8230;), donant un ajust natural en empreses que ja incorporen tecnologia Microsoft.<\/li>\n<li>Flexibilitat sense implicar una configuraci\u00f3 complexa: permet passar d&#8217;implementacions r\u00e0pides, fluxos de coordinaci\u00f3 simplificats, a patrons de flux de treball m\u00e9s complexos mantenint el proc\u00e9s sempre actiu.<\/li>\n<li>Integraci\u00f3 amb el Legacy i tercers: proporciona una \u00e0mplia gamma de connectors (webservices, REST, JAVA, C, WCF, Exchange) permetent una transici\u00f3 molt m\u00e9s \u00e0gil per al client i molt natural per a l&#8217;usuari final.<\/li>\n<li>Gesti\u00f3 \u00f2ptima de recursos: gesti\u00f3 de m\u00faltiples inst\u00e0ncies actives de processos sense perjudici de rendiment o alt consum de maquinari.<\/li>\n<li>Integraci\u00f3 de dispositius m\u00f2bils en processos mitjan\u00e7ant aplicacions natives per a tel\u00e8fons intel\u00b7ligents i tauletes.<\/li>\n<li>Opcions de desplegament de N\u00favol privat i Cloud p\u00fablic.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Les principals caracter\u00edstiques que aporten valor a l\u2019Ajuntament de Terrassa, a m\u00e9s de la cultura de gesti\u00f3 de processos, i per a les quals han confiat en AgilePoint s\u00f3n:<\/p>\n<ul>\n<li>Transformaci\u00f3 r\u00e0pida: desplegament r\u00e0pid i f\u00e0cil incorporaci\u00f3 a la cultura organitzativa.<\/li>\n<li>Alertes i notificacions en processos que permeten un major control en l&#8217;execuci\u00f3 d&#8217;aquestes i minimitzen riscos.<\/li>\n<li>Gesti\u00f3 del temps d&#8217;execuci\u00f3: gesti\u00f3 d&#8217;excepcions i reassignaci\u00f3 din\u00e0mica (salts de proc\u00e9s, modificacions de processos, reassignaci\u00f3 de tasques&#8230;).<\/li>\n<\/ul>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p class=\"excerpt\">Repte i objectius L\u2019estat d\u2019alarma que el Govern espanyol va decretar la passada primavera per fer front a la pand\u00e8mia de la Covid-19 va posar contra les cordes a tota <\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":[],"categories":[57],"tags":[33,40,28],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/iterem.com\/ca\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1108"}],"collection":[{"href":"https:\/\/iterem.com\/ca\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/iterem.com\/ca\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/iterem.com\/ca\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/iterem.com\/ca\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=1108"}],"version-history":[{"count":5,"href":"https:\/\/iterem.com\/ca\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1108\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":1116,"href":"https:\/\/iterem.com\/ca\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/1108\/revisions\/1116"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/iterem.com\/ca\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=1108"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/iterem.com\/ca\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=1108"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/iterem.com\/ca\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=1108"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}