abril 30, 2021 / by iterem / In Transformación digital / Comentarios desactivados en Caso de éxito de la transformación digital en el Ayuntamiento de Terrassa

Caso de éxito de la transformación digital en el Ayuntamiento de Terrassa

Reto y objetivos

El estado de alarma que el Gobierno español decretó la primavera pasada para hacer frente a la pandemia de la Covid-19 puso contra las cuerdas a toda la sociedad. Muchas empresas y organizaciones tuvieron que acelerar su digitalización con el fin de facilitar el teletrabajo en la situación de confinamiento forzoso.

Fue el caso del Ayuntamiento de Terrassa, donde la situación de confinamiento de los trabajadores municipales, derivada del estado de alarma decretado para combatir la epidemia de coronavirus, motivó la necesidad de un sistema de transformación digital que evitase la paralización de la actividad administrativa municipal y que garantizase la consecución de los siguientes objetivos:

• Evitar que los trabajadores municipales tuvieran que acudir a las oficinas municipales para realizar tareas administrativas y, por lo tanto, permitir el teletrabajo dentro del ámbito del ente público local.
• Facilitar el proceso de aprobación y firmas de los ejecutivos y responsables políticos del Ayuntamiento.
• Disponer de un sistema de almacenamiento seguro y un fácil acceso a todos los documentos administrativos que se generan.
• Mantener la integridad de los registros oficiales de decretos, resoluciones y acuerdos con los documentos firmados.
• Minimizar la necesidad de capacitación en el uso de la herramienta por parte de los trabajadores y los responsables políticos.

En iterem ya éramos responsables del servicio gestionado de las soluciones del marco BPM .NET (tramitadores de procesos internos) del Ayuntamiento de Terrassa. Como proveedores, se pusieron en contacto con nosotros para ver si podíamos colaborar en este desafío, y así es como dimos respuesta a él desde iterem.

 

El gestor de expedientes DIVOC: solución accesible y adaptable

La solución aportada por iterem fue el desarrollo e implementación del Gestor de Expedientes DIVOC. El proyecto se ejecutó de acuerdo a las indicaciones del Decreto 2508 de 2018 emitido por la Alcaldía del Ayuntamiento de Terrassa, y siguiendo las instrucciones de la Dirección del Servicio de Tecnología y Sistemas de Información, como medida de emergencia para garantizar la continuidad de los servicios.

El Gestor de Expedientes DIVOC es un sistema de tramitación digital de expedientes, desarrollado en el marco BPM .NET del Ayuntamiento, con procesos implementados en el iBPMs AgilePoint y con la herramienta SharePoint como sistema de almacenamiento de documentos. Con una arquitectura orientada a servicios web o SOA, esta solución permite:

• Crear, mantener y gestionar una parametrización de tipologías de expedientes, centralizada y coordinada desde el servicio de Organización y Procesos con el fin de:
  • Definir la documentación asociada al procesamiento.
  • Realizar adaptaciones en un flujo predefinido del proceso administrativo.
  • Definir campos de información específicos.
• Ejecutar el circuito de tramitación con registros de decretos, resoluciones y/o acuerdos, según la parametrización seleccionada en la tipología de expediente a tramitar, dotando de autonomía a los diferentes equipos administrativos para:
  • Coordinar y derivar los procesos enviando tareas para completar.
  • Garantizar el control y la gestión centralizada de la información.
  • Gestionar y coordinar la documentación necesaria, en formato digital, para un posterior foliado y archivo de los expedientes.

Como ventajas de este sistema, destacan las siguientes:

• la accesibilidad, facilidad de uso y personalización;
• està habilitado en la intranet y se integra en el marco existente, facilitando la gestión del cambio y la incorporación por parte de los usuarios,
• y no se trata de una solución temporal que luego cause una deuda tecnològica, ya que se ha integrado en el ecosistema de aplicaciones del Ayuntamiento.

 

En tiempo récord

iterem desarrolló e implementó esta solución en tiempo récord, gracias a la estrecha colaboración con la que se pudo funcionar con el equipo multidisciplinar del Ayuntamiento de Terrassa, que siempre trabajó de forma integrada y plenamente colaborativa con nuestro equipo para la validación de los avances. El proyecto de desarrollo se hizo desde en un formato ágil, implementando funcionalidades continuamente.

En la fase 1, quince días después del inicio del proyecto, se puso en marcha con urgencia un flujo básico de tareas predefinidas con una configuración precargada inicial de los tipos de expedientes más urgentes, definidos por el Departamento de Organización y Procesos. La solución ya se podía utilizar, aunque por el momento sin todas las funcionalidades completas, pero la gestión básica estaba garantizada; por ejemplo, la búsqueda de expedientes se suplió con la consulta de listados publicados desde las bases de datos.

En la segunda fase, se incorporaron las tareas abiertas para la gestión de los expedientes. En la última fase, se añadió el buscador de expedientes y el buzón de tareas a partir de información específica, así como el mantenimiento por parte de los administradores.

En total, en un mes y medio el Gestor de Expedientes DIVOC ya estaba en pleno funcionamiento. Posteriormente, se implementaron funcionalidades avanzadas para configurar y administrar archivos transversales y confidenciales, facilitando su gestión global.

Cuatro meses después del inicio del proyecto, el Ayuntamiento de Terrassa ya había gestionado electrónicamente 2.223 expedientes, clasificados en 267 tipologías, y con un total de 844 tipos diferentes de documentos.

DIVOC, un caso de éxito de transformación digital en una administración pública local, porque en iterem creamos eficiencia operativa impulsando los procesos a través de la tecnología.

 

Ayuntamiento de Terrassa

El Ayuntamiento de Terrassa es un referente en la administración pública local. Se ha comprometido firme y decididamente con el uso de las tecnologías de la información y la comunicación como palanca de valor para la transformación y optimización de la propia organización interna y, por extensión, para la mejora de los servicios que presta a la ciudadanía. Esto ha permitido a esta organización municipal ser líder y referente en administración electrónica, tanto en términos de circuitos de gestión interna como en cuanto a la interacción de la ciudadanía con el Consistorio. Entre otros reconocimientos, el Ayuntamiento de Terrassa obtuvo en enero de 2018 el 1er premio de la Administración Oberta de Catalunya en la categoría de Ayuntamientos de más de 50.000 habitantes, y el reconocimiento de estar entre los 10 primeros en 2019.

En iterem estamos muy orgullosos de colaborar con el Ayuntamiento de Terrassa en proyectos relacionados con la transformación digital.

 

Desde el Ayuntamiento de Terrassa opinan…

“Las situaciones críticas que se han producido ponen a prueba la capacidad y profesionalidad de los equipos y las personas que tienen que gestionarlos. La situación de confinamiento derivada de la pandemia COVID-19 ha sido un claro ejemplo de ello. Las administraciones públicas, además de hacer frente a las nuevas necesidades de servicio que los ciudadanos requieren en tal situación, han tenido que reorganizar su forma de trabajar internamente para atender estas necesidades. El trabajo a distancia requiere la eliminación del papel y que la gestión administrativa se vuelva 100% digital. Es en este ámbito donde cabe destacar la capacidad y profesionalidad del equipo de iterem por haber hecho posible, en tiempo récord, y con un nivel muy alto de satisfacción por parte de los usuarios, la implantación de un sistema de tramitación 100% digital (DIVOC) que ha cubierto todas las áreas de la gestión administrativa del Ayuntamiento. En pocas semanas, se logró que todos los servicios del Ayuntamiento trabajasen con normalidad con el nuevo sistema, pudiendo así concentrar sus esfuerzos en las necesidades de los ciudadanos derivadas de la propia pandemia. Tanto las herramientas utilizadas como la metodología aplicada en el diseño e implementación de este sistema han sido un éxito del que el equipo iterem ha sido el principal artífice. Desde el Ayuntamiento de Terrassa les animamos a seguir trabajando con el alto nivel de excelencia que nos han demostrado.”

Josep Monterde. Jefe del Servicio de Organización y Procesos
Manel Guerra. Director de Proyectos. Dirección de Tecnología y Sistemas de Información

«Para mí es un verdadero placer trabajar con iterem en los proyectos que llevamos conjuntamente. Este proyecto en concreto, DIVOC, COVID al revés, nos supuso todo un reto, del que estamos muy orgullosos del resultado, en apenas un par de semanas conseguimos tener un proceso que cubría todos los casos necesarios de gestionar telemáticamente los expedientes del ayuntamiento a causa de la pandemia. Los usuarios en general están muy contentos de haber podido continuar con su trabajo desde su casa y haber podido dar la respuesta al ciudadano que se necesitaba a pesar de las circunstancias en que nos encontrábamos.»

Regina Pérez. Responsable de Gestión de Expedientes y Procesos

AgilePoint

AgilePoint es la plataforma iBPMs en la que se basan algunas de las soluciones de tramitación de procesos internos en el Ayuntamiento de Terrassa.  Entre muchas otras funcionalidades destacadas, proporciona:

• Sinergias con Microsoft. Tiene integración nativa con productos de Microsoft (SharePoint, Office 365, Microsoft Dynamics CRM, OneDrive, Skype…), lo que da un ajuste natural en las empresas que ya incorporan la tecnología de Microsoft.
• Flexibilidad sin implicar una configuración compleja: le permite pasar de implementaciones rápidas, flujos de coordinación simplificados a patrones de flujo de trabajo más complejos mientras mantiene el proceso siempre activo.
• Integración con Legacy y terceros: proporciona una amplia gama de conectores (webservices, REST, JAVA, C, WCF, Exchange) que permiten una transición mucho más ágil para el cliente y muy natural para el usuario final.
• Gestión óptima de recursos: gestión de múltiples instancias activas de procesos sin perjuicio del rendimiento o el alto consumo de hardware.
• Integración de dispositivos móviles en procesos a través de aplicaciones nativas para teléfonos inteligentes y tabletas.
• Opciones de implementación para nube privada y nube pública.

Las principales características que aportan valor al Ayuntamiento de Terrassa, además de la cultura de la gestión de procesos, y para las que han confiado en AgilePoint son:

• Transformación rápida: implementación rápida y fácil en la cultura organizacional.
• Alertas y notificaciones en procesos que permiten un mayor control en la ejecución de estos y minimizan los riesgos.
• Gestión del tiempo de ejecución: gestión de excepciones y reasignación dinámica (pausas de procesos, modificaciones de procesos, reasignación de tareas,…).