abril 30, 2021 / by iterem / In Transformació digital / Comentaris tancats a Cas d’èxit de transformació digital a l’Ajuntament de Terrassa

Cas d’èxit de transformació digital a l’Ajuntament de Terrassa

Repte i objectius

L’estat d’alarma que el Govern espanyol va decretar la passada primavera per fer front a la pandèmia de la Covid-19 va posar contra les cordes a tota la societat. Moltes empreses i organitzacions van haver d’accelerar la seva digitalització per tal de facilitar el teletreball en la situació de confinament obligat.

Va ser el cas de l’Ajuntament de Terrassa, on la situació de confinament dels treballadors municipals, derivada de l’estat d’alarma decretat per combatre l’epidèmia del coronavirus, va motivar la necessitat de disposar d’un sistema de tramitació digital que evités la paralització de l’activitat administrativa municipal i que garantís l’assoliment dels següents objectius:

• Evitar que els treballadors municipals s’haguessin de desplaçar a les oficines del consistori per portar a terme les tasques administratives, i per tant possibilitar el teletreball en l’àmbit de l’ens públic local.
• Facilitar el procés de vistiplaus i signatures dels directius i responsables polítics de l’Ajuntament.
• Disposar d’un sistema d’emmagatzematge segur i de fàcil accés a tots els documents administratius que es generin.
• Mantenir la integritat dels registres oficials de decrets, resolucions i acords amb els documents signats.
• Minimitzar la necessitat de formació en l’ús de l’eina per part dels treballadors i responsables polítics.

Com a proveïdor de l’Ajuntament de Terrassa, on érem responsables del servei gestionat de les solucions del framework BPM .NET (tramitadors de processos interns), ens van contactar per si podíem col·laborar en aquest repte i així és com vam donar resposta des d’iterem.

 

El gestor d’expedients DIVOC: solució accessible i adaptable

La solució aportada per iterem va ser el desenvolupament i la implementació del Gestor d’Expedients DIVOC. El projecte va ser executat segons les indicacions del Decret 2508 de 2018 emès per l’Alcaldia de l’Ajuntament de Terrassa, i seguint les instruccions de la Direcció del Servei de Tecnologia i Sistemes d’Informació, com a mesura d’emergència per garantir la continuïtat dels serveis.

El Gestor d’Expedients DIVOC és un sistema de tramitació digital dels expedients, desenvolupat sobre el framework BPM .NET de l’Ajuntament, amb processos desplegats sobre el iBPMs AgilePoint i amb l’eina SharePoint com a sistema d’emmagatzematge dels documents. Amb una arquitectura orientada a serveis web o SOA, aquesta solució permet:

• Crear, mantenir i gestionar una parametrització de tipologies d’expedients, centralitzada i coordinada des del servei d’Organització i Processos per tal de:
  • Definir la documentació associada a la tramitació.
  • Realitzar adaptacions sobre un flux pre-definit del procés administratiu.
  • Definir camps d’informació específica.
• Executar el circuit de tramitacions amb registres de decrets, resolucions i/o acords, segons la parametrització seleccionada en la tipologia d’expedient a tramitar, dotant d’autonomia als diferents equips administratius per tal de:
  • Coordinar i derivar els processos enviant tasques per completar.
  • Garantir un control i gestió centralitzada de la informació.
  • Gestionar i coordinar la documentació necessària, en format digital per un posterior foliat i arxivat dels expedients.

Com a avantatges d’aquest sistema, destaquen:

• l’accessibilitat, la facilitat d’ús i la personalització;
• està habilitat a l’intranet i queda integrat en el framework existent, facilitant la gestió del canvi i incorporació pels usuaris,
• i no es tracta d’una solució temporal que després provoqui un deute tecnològic, ja que s’ha integrat dins l’ecosistema d’aplicacions de l’Ajuntament.

 

En temps rècord

iterem va desenvolupar i implementar aquesta solució en temps rècord, gràcies a l’estreta col·laboració amb què es va poder funcionar amb l’equip multidisciplinari de l’Ajuntament de Terrassa, que sempre va treballar de forma integrada i totalment col·laborativa amb el nostre equip per a  la validació dels avenços. L’aproximació al desenvolupament va ser en un format de projecte àgil, desplegant funcionalitats de forma contínua.

En la fase 1, quinze dies després de l’inici del projecte, es va posar en marxa de forma urgent un flux bàsic de tasques predefinides amb una configuració inicial precarregada de les tipologies d’expedients més urgents, definides des del departament d’Organització i Processos. La solució ja es va poder començar a usar, tot i que de moment sense totes les funcionalitats completes, però es va garantir una gestió bàsica; per exemple la cerca d’expedients es va suplir amb la consulta dels llistats de les bases de dades.

En la segona fase es van incorporar les tasques obertes per a la gestió dels expedients. En l’última fase, es va afegir el cercador d’expedients i la bústia de tasques a partir d’informació específica, així com el manteniment per part dels administradors.

En total, en un mes i mig el Gestor d’Expedients DIVOC estava ja en plena operació. Posteriorment es van desplegar funcionalitats avançades per configurar i gestionar expedients transversals i confidencials, facilitant la seva gestió global.

Quatre mesos després de l’inici del projecte, l’Ajuntament de Terrassa tenia ja gestionats electrònicament 2.223 expedients, classificats en 267 tipologies, i amb un total de 844 tipus de documents.

DIVOC, un cas d’èxit de transformació digital a una administració pública local, perquè a iterem creem eficiència operacional impulsant processos a través de la tecnologia.

 

L’Ajuntament de Terrassa

L’Ajuntament de Terrassa és un referent a l’administració pública local. Ha apostat ferma i decididament per l’ús de les tecnologies de la informació i la comunicació com a palanca de valor per a la transformació i optimització de la pròpia organització interna i, per extensió, per a la millora dels serveis que presta a la ciutadania. Això ha permès que, a hores d’ara, aquesta organització municipal sigui capdavantera i referent en administració electrònica, tant pel que fa als circuits interns de gestió com pel que fa a la interacció de la ciutadania amb el Consistori. Entre d’altres reconeixements, l’Ajuntament de Terrassa obtingué al gener del 2018 el 1er. premi de l’Administració Oberta de Catalunya en la categoria d’Ajuntaments de més de 50.000 habitants, i el reconeixement d’estar entre els 10 primers al 2019.

A iterem estem molt orgullosos de col·laborar amb l’Ajuntament de Terrassa en els projectes relacionats amb la transformació digital.

 

Des de l’Ajuntament de Terrassa opinen…

“Les situacions crítiques sobrevingudes posen a prova la capacitat i la professionalitat dels equips i les persones que les han de gestionar. La situació de confinament derivada de la pandèmia de la COVID-19 n’ha estat un clar exemple. Les administracions públiques, a més d’afrontar les noves necessitats de servei que la ciutadania requereix en una situació així, han hagut de reorganitzar la seva forma de treballar a nivell intern per poder satisfer aquestes necessitats. El treball a distància requereix l’eliminació del paper i que la gestió administrativa passi a ser cent per cent digital. Es en aquest àmbit on cal destacar la capacitat i professionalitat de l’equip d’iterem per haver fet possible, en un temps rècord, i amb un altíssim nivell de satisfacció dels usuaris, la posada en funcionament d’un sistema de tramitació cent per cent digital (DIVOC) que ha cobert tots els àmbits de la gestió administrativa de l’Ajuntament. Amb poques setmanes es va aconseguir que tots els serveis de l’Ajuntament treballessin de manera normalitzada amb el nou sistema i poguessin concentrar els seus esforços en les necessitats de la ciutadania derivades de la pròpia pandèmia. Tant les eines utilitzades com la metodologia aplicada en el disseny i en la implantació d’aquest sistema han estat un encert del qual l’equip d’iterem n’ha estat el principal artífex. Des de l’Ajuntament de Terrassa els animem a seguir treballant amb l’alt nivell d’excel·lència que ens han demostrat.”

Josep Monterde. Cap del Servei d’Organització i Processos
Manel Guerra. Director de Projectes. Direcció de Tecnologia i Sistemes d’Informació

“Para mí es un verdadero placer trabajar con iterem en los proyectos que llevamos conjuntamente. Este proyecto en concreto, DIVOC, COVID al revés, nos supuso todo un reto, del que estamos muy orgullosos del resultado, en apenas un par de semanas conseguimos tener un proceso que cubría todos los casos necesarios de gestionar telemáticamente los expedientes del ayuntamiento a causa de la pandemia. Los usuarios en general están muy contentos de haber podido continuar con su trabajo desde su casa y haber podido dar la respuesta al ciudadano que se necesitaba a pesar de las circunstancias en que nos encontrábamos.”

Regina Pérez. Responsable de Gestió d’expedients i Processos

 

AgilePoint

AgilePoint és la plataforma iBPMs  en la qual es basen algunes de les solucions de tramitacions de processos interns a l’Ajuntament de Terrassa. Entre moltes altres funcionalitats destacades, proporciona:

• Sinergies amb Microsoft. Té integració nativa amb productes de Microsoft (SharePoint, Office 365, Microsoft Dynamics CRM, OneDrive, Skype…), donant un ajust natural en empreses que ja incorporen tecnologia Microsoft.
• Flexibilitat sense implicar una configuració complexa: permet passar d’implementacions ràpides, fluxos de coordinació simplificats, a patrons de flux de treball més complexos mantenint el procés sempre actiu.
• Integració amb el Legacy i tercers: proporciona una àmplia gamma de connectors (webservices, REST, JAVA, C, WCF, Exchange) permetent una transició molt més àgil per al client i molt natural per a l’usuari final.
• Gestió òptima de recursos: gestió de múltiples instàncies actives de processos sense perjudici de rendiment o alt consum de maquinari.
• Integració de dispositius mòbils en processos mitjançant aplicacions natives per a telèfons intel·ligents i tauletes.
• Opcions de desplegament de Núvol privat i Cloud públic.

Les principals característiques que aporten valor a l’Ajuntament de Terrassa, a més de la cultura de gestió de processos, i per a les quals han confiat en AgilePoint són:

• Transformació ràpida: desplegament ràpid i fàcil incorporació a la cultura organitzativa.
• Alertes i notificacions en processos que permeten un major control en l’execució d’aquestes i minimitzen riscos.
• Gestió del temps d’execució: gestió d’excepcions i reassignació dinàmica (salts de procés, modificacions de processos, reassignació de tasques…).